Nova regra obriga guarda de XML por 11 anos

Foi publicado o Ajuste SINIEF nº 2, de 11 de abril de 2025, que altera o prazo mínimo de guarda dos arquivos XML (Extensible Markup Language) dos documentos fiscais eletrônicos para 132 meses, o equivalente a 11 anos. A nova exigência entra em vigor em 1º de maio de 2025 e padroniza esse prazo em âmbito nacional.

A obrigatoriedade de retenção por 11 anos abrange os seguintes documentos fiscais eletrônicos:

1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
2. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
3. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
4. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
5. Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e);
6. Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e);
7. CT-e para Outros Serviços (CT-e OS);
8. Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e);
9. Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e);
10. Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom).

Cada unidade federada poderá definir a tecnologia e o meio de armazenamento dos arquivos, o que reforça a necessidade de atenção às legislações locais complementares.

É importante destacar que esse novo prazo não altera a prescrição tributária prevista no artigo 174 do Código Tributário Nacional (CTN), que permanece em cinco anos. Ou seja, os 11 anos se aplicam exclusivamente à guarda dos documentos fiscais eletrônicos, e não ao prazo de exigência de créditos tributários.

A medida visa ampliar a segurança jurídica e o controle fiscal, garantindo maior acessibilidade às informações pelos órgãos fazendários e facilitando futuras fiscalizações.

Como garantir a guarda adequada dos arquivos XML por 11 anos

Com o novo prazo de retenção de documentos fiscais eletrônicos, os contribuintes devem adotar práticas e ferramentas que assegurem a conservação, integridade e acessibilidade dos arquivos XML durante todo o período exigido. Veja como se preparar:

1. Crie um sistema de organização digital padronizado

• Separe os arquivos por tipo de documento e por mês ou ano de emissão.
• Mantenha um padrão de nomenclatura dos arquivos XML para facilitar buscas futuras.
• Utilize pastas digitais organizadas por CNPJ e série/número da nota fiscal.

2. Realize backups periódicos e automáticos

• Configure backups automáticos em nuvem e localmente (discos rígidos externos ou servidores).
• Estabeleça uma rotina de verificação de integridade dos arquivos, para garantir que não estejam corrompidos ou ilegíveis.

3. Utilize soluções específicas para gestão de documentos fiscais

Existem no mercado softwares especializados em armazenamento, gestão e consulta de documentos fiscais eletrônicos (DF-e), que atendem às exigências legais e facilitam o dia a dia da contabilidade.

Essas plataformas oferecem recursos como importação automática de XMLs da SEFAZ, controle de validade e status de documentos, e segurança contra perdas e invasões.

4. Atenção à legislação estadual

Embora o prazo seja unificado nacionalmente, cada estado poderá definir o formato de armazenamento, como uso de mídias específicas ou integrações com portais estaduais. Fique atento às atualizações da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.

5. Responsabilidade do contribuinte

É importante lembrar que a responsabilidade pela guarda dos documentos é do emitente e do destinatário, conforme a legislação fiscal vigente. Isso significa que mesmo quando o fornecedor disponibiliza o XML, o recebedor deve salvá-lo e armazená-lo de forma adequada.